Fattura elettronica, le risposte fondamentali per compilarla

18 Gennaio 2019
Raffaele Turci
Coffee time, News

“La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria in Italia dal 1 gennaio 2019. Tutti sono interessati. La doverosa premessa è che chi sta scrivendo, come la maggior parte dei professionisti con partita Iva, non può definirsi un esperto di fiscalità e contabilità, ma tenta di capire qualcosa di più e trasformare questi eventi in opportunità per lavorare meglio. Evitare inutili perdite tempo significa avere più tempo da dedicare alla mia vita, seguire un corso, progettare una idea per un cliente. Spero che questo vademecum possa esservi di aiuto.“

Tratto dall’articolo di Wired Italia – Gennaio 2019

Come avrete avuto modo di leggere o toccare con mano, il passaggio alla fattura elettronica all‘inizio del 2019 non è stato per l’Italia completamente indolore. Posto che la transazione al digitale per determinati tipi di professionisti estranei a questi strumenti è comprensibilmente complicata, ci sono alcuni aspetti base che chiunque deve tenere presenti. Noi li abbiamo elencati sotto forma di 10 domande, che chiunque si accosta a questo mondo per la prima volta si pone.

“il primo contatto con la fattura elettronica può suscitare parecchie perplessità, ma ben presto sarà esteso a tutti quanti e diventerà di uso comune … “

Il primo contatto con la fattura elettronica può suscitare parecchie perplessità, anche perché alcuni aspetti della nuova modalità sono fuorvianti, ma dopo aver comprese le dinamiche fondamentali e aver scelto una buona piattaforma software le cose si fanno più semplici.

1) Cosa serve per una fattura elettronica?
Fornire l’intestazione, il codice destinatario e la PEC.

2) Mi conviene utilizzare la fattura elettronica anche se sono esonerato?
Con il passaggio alla e-fattura i soggetti esclusi (contribuenti minimi, forfettari e chi effettua cessioni di beni e servizi nei confronti di non residenti) sono esonerati solamente dall’emissione di fatture elettroniche. Di fatto, tutti coloro che lavorano in proprio devono avere una PEC, e da ora in avanti la dovranno usare per ricevere le fatture. Questa novità interessa tutti quanti e presto sarà estesa anche ai privati.
Per ricevere le fatture è sufficiente fornire la PEC, quindi tutte le fatture di beni o servizi saranno inviate alla email certificata dove sarà disponibile il PDF per poter stampare, inoltrate al commercialista e archiviare. Alla stessa maniera, ogni fattura avrà una sua copia elettronica XML, accessibile e scaricabile dal server della Agenzia delle Entrate qualora sia necessario.

Invece, se la vostra condizione fiscale prevede la fattura elettronica, sarete in possesso del codice identificativo e quindi per ricevere una fattura dovrete fornire tutti i dati: codice identificativo e PEC. A seguito, ricevere la fattura in PDF al vostro indirizzo PEC, e in versione elettronica XML contemporaneamente sul vostro gestionale e all’agenzia delle entrate.

3) Perché ho un codice identificativo identico a quello di altre aziende?
Il Codice destinatario univoco è l’indirizzo virtuale che serve ad inviare le fatture elettroniche al vostro software. Viene chiamato anche SDI, CODICE INTERMEDIARIO, CODICE DESTINATARIO oppure CODICE INTERSCAMBIO, ogni fornitore ha un codice diverso. Dunque nel caso sottoscriviate un servizio di conservazione sostitutiva con Register.it, keliweb.it, 2cSolution, infocert, ecc.. riceverete il vostro CODICE INTERMEDIARIO cioè un identificativo di 7 caratteri diverso ed unico per ogni Partita IVA – da comunicare ai vostri fornitori.
Nonostante il nome “univoco”, il codice può essere uguale a quello di altre aziende o professionisti perché non è relativo alla tua attività, ma al software di fattura elettronica utilizzato. Quindi alla piattaforma che provvede in seguito a smistare le fatture ai vari destinatari e recapitarle in base alla partita Iva. Per chi utilizzava più gestionali prima del gennaio 2019, ognuno di questi software avrà mandato ai propri clienti un codice da comunicare a terze parti. Per non complicare la situazione il consiglio è utilizzare e comunicare a terze parti un singolo codice, quello dell’applicazione che utilizzate in prevalenza.

4) Dove trovo lo storico delle fatture?
Quello che tutti quanti abbiamo capito è che lo storico delle fatture è conservato e accessibile tramite Internet. È possibile scaricare le fatture in formato PDF, stamparle e condividerle, il tutto tramite il semplice accesso al software con le proprie credenziali. Le fatture elettroniche sono divise per anni ed elencate in ordine cronologico con due sezioni apposite (emesse e ricevute). E la ricerca, anche con un archivio ampio , è più semplice se paragonata agli archivi fisici. Secondo la normativa le fatture elettroniche devono essereconservate per 10 annisia da chi emette la fattura sia da chi la riceve.

5) Devo recarmi all’Agenzia delle Entrate? Che informazioni avrà l’agenzia rispetto alle mie fatture?
È sempre possibile prendere appuntamento per delle informazioni presso l’Agenzia delle entrate (potete prenotare tramite il sito). Sappiate però che questo non è un procedimento obbligatorio. Il Codice unico identificativo è quello del software, non è necessario scrivere o recarsi all’Agenzia per averne uno. Il nuovo sistema prevede che l’Agenzia si limiti a memorizzare solo i dati fiscali necessari per i controlli automatizzati, esclusa quindi la descrizione del bene o servizio oggetto di fattura. È scampato quindi il rischio di controllo delle abitudini tramite algoritmo, anche grazie all’intervento del Garante per la protezione dei dati personali.

6) Cosa succede se faccio degli errori nella compilazione?
Il software controlla che siano presenti tutti i campi obbligatori, in caso di errori nella compilazione sarà la stessa controparte a non accettare la fattura. L’errore è segnalato tramite una email, in cui sono indicate le modifiche necessarie da apportare prima di re-inviare la fattura.

7) Come funziona con le fatture emesse verso aziende con sede all’estero?
È prevista l’esclusione dagli obblighi di emissione di fatture elettroniche nei confronti dei clienti esteri, ma dovete sapere che l’uso della modalità elettronica può comunque avere dei vantaggi ed è caldamente consigliato. Perché? Chi lavora con clienti esteri può, secondo la legge, continuare a inviare le fatture in formato cartaceo, con la sola accortezza di fare attenzione alla numerazione (deve tener conto dell’elettronico nei numeri progressivi). I dati delle fatture cartacee inviate ai clienti stranieri senza passare per il Sistema di interscambio dell’Agenzia delle entrate devono essere comunicati ogni mese tramite il cosiddetto esterometro, una modalità che prevede comunque formato Xml e firma digitale e che inoltre risulta piuttosto complessa. Evidente quindi perché conviene utilizzare direttamente la fatturazione elettronica.

I problemi con le aziende estere potrebbero sorgere con dati e campi obbligatori, che, pur essendo previsti dai software o dalle piattaforme per la fatturazione elettronica, non sono disponibili per i soggetti stranieri. Per ovviare a tutto questo conviene quindi creare fatture elettroniche per i clienti esteri indicando XXXXXXX nel campo codice destinatario e OO 99999999999 nel campo partita Iva per i soggetti extra Ue. Una volta inserito il documento in piattaforma è poi possibile inviare il cartaceo via posta tradizionale o il pdf tramite e-mail al cliente straniero, avendo già espletato però tutti gli obblighi nei confronti dell’Agenzia delle entrate senza ricorrere all’esterometro.